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電話応対の基本
留守電などに吹き込んだ機械を通した自分の声を聞いたことがありますか?ある人は思っていたよりも低くくもっている自分の声に驚いたのではないでしょうか。電話ではいつもより少しだけ高めで明るい声を意識して出すほうがいいようです。

次に、以下のやりとりをご覧ください。

わたし 「はい、A建設でございます」
相手  「B不動産のYと申しますが、K様はいらっしゃいますか?」
わたし 「少々お待ちください」



わたし 「はい、A建設でございます」
相手  「B不動産のYと申しますが、K様はいらっしゃいますか?」
わたし 「いつもお世話になっております。Kでございますね、少々お待ちください」

後者の方がより丁寧に感じませんか?また、もし聞きまちがえていても復唱することによって、電話をつなぐ前に気付くことができます。

また例えば、自分が歯医者さんに予約の電話をした時のことを思い出してください。こちらが希望日時を伝えた後それを復唱してくれると「ちゃんと伝わったみたいだ」と安心しますよね。そして最後に「私○○が承りました」と担当者の名前を言ってもらえるとさらに安心ですよね。わたしは「どちらにしよう」と2つで迷ってる時などは電話の対応がしっかりしている方を選びます。

相手の顔が見えない電話は聴覚だけに頼ることになるので、相手の声や話し方だけでその会社に対する印象が決まってしまいます。電話が会社の顔だと言われるのはそのためですね。興味を持って電話をかけてきてくれたお客様を取り逃がしてしまうことのないように気をつけましょう。

たかが電話、されど電話です。日頃何気なく電話に出ている人こそ初心に戻って見直してみてはいかがでしょうか。また忙しい時こそ丁寧な電話応対を心がけるようにしたいものです。