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電話メモ
取引先からA部長あてに電話がかかってきましたが、A部長は会議で席を外しています。「席に戻りましたら折り返しお電話するようにお伝えいたしましょうか?」と尋ねたところ「いえ結構です。また電話します」と言われました。

さて、あなたはA部長に電話があったことを伝えますか?「また電話してくれるって言ってたし、まぁいっか」とそのままにしてしまっていませんか?
「また電話します」と言われても、きちんとその旨を伝えるようにしましょう。電話したのに伝わっていなかった、なんてA部長が恥をかいてしまうかもしれません。

さて、その伝える方法ですが、会社によって紙にメモして机の上においたり、電子媒体(例えば、メールやペタろう等)を利用していたり、または口頭で伝えるだけだったり様々だと思います。個人的には、フロアが広くて電話メモを机におきにわざわざ遠くまで歩かなくてはいけない場合は除いて、電話メモは紙媒体がいいとわたしは思っています。

理由は、忙しい人は席を外している間に大量の未読メールがたまっていたりします。「電話メモ」という件名のメールをいちいち開くのも面倒でしょうし、他の重要度の高そうな件名のメールに埋もれてクリックされるのが遅くなりそうだからです。紙の電話メモなら席に戻ってきてパッと目に入ります。
※ 机の上に書類が山積みの人には電子媒体の電話メモの方がいいかもしれません。

また、電話メモには長々と書かずに、用件をまとめて簡潔に書くようにしましょう。

【時間節約のためのワンポイント】
市販されているものもありますし、すでに電話メモの雛型をお持ちの方もたくさんいると思いますが、もし電話メモの雛型をお持ちでない方はエクセル等で作成しておくことをお勧めします。そうすると「○○様から電話がありました」等毎回毎回書く手間が省けます。

サンプル ※A4に6〜8枚分入ります。

          様
             様より お電話がありました。
 □ また後で電話します
 □ 折り返し電話ください TEL:

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