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メールの基本2
 「メールの基本1」のつづきです。

すぐ捨てない
メールのメリットの1つとして「証拠を残せる」ことがあげられます。電話では言った言わないと問題になることもありますが、メールだとちゃんと書いた内容が残るのでそれが防げるわけです。
なのに、メールをすぐに削除してしまう人がいます。与えられたメールボックスの容量は20MB前後かもしれませんが、メールボックスがいっぱいになったらオフラインに保存しましょう。

誤字脱字・誤変換、宛先間違い
変な誤変換に気づかずにそのままメールを送ってしまった、なんて経験はありませんか?わたしは文書作成中で送信してしまったり、送信後に誤字に気づいたり苦い経験があります。逆に届いたメールを開いて思わず吹き出してしまった笑える誤変換もありましたが。また、宛先違いも恥ずかしいので送信する前に落ち着いてよく確認しましょう。

迷惑な添付ファイル
メールの添付ファイル機能は、見積書や画像ファイルなどを郵送またはFAXしなくても、きれいな状態で瞬時に相手に送ることができて大変便利です。でも、もし相手のメールボックス容量が10MBなのに対し20MBのファイルを送りつけてしまったら!?メールの動きは悪くなるし大迷惑ですよね。

ファイルを添付する時は必ず容量を確認して、重たければ圧縮しましょう。重いファイルを添付する場合は、「全部で10MBあるのですが、どうしましょうか?」と事前に相手に確認した方がいいでしょう。

【時間節約のためのワンポイント】
わたしの仕事は担当者とのメールのやりとりが多くて毎回同じような文章を書くので、辞書の単語登録機能を使用しています。

例えば、
「おせ」と入力するれば、「お世話になっております。」
「よろ」と入力すれば、「よろしくお願いいたします。」
入力する文字数が少なくて済むので便利です。
※予測変換機能が使える環境なら辞書登録は必要ないかもしれませんが。